Règlement d'arbitrage du CEPANI (2000)

INTRODUCTION DE LA PROCEDURE

Article 1 Demande d'arbitrage

1. La partie qui désire recourir à l'arbitrage du CEPANI, en adresse la demande au secrétariat du CEPANI. La demande d'arbitrage contient notamment les indications ci-après :

a) les noms, prénoms, dénominations complètes, qualités, adresses et numéros de téléphone et de fax de chacune des parties ;
b) un exposé de la nature et des circonstances du litige qui est à l'origine de la demande ;
c) l'objet de la demande, un résumé des moyens invoqués et, si possible, l'estimation des montants réclamés ;
d) tous renseignements de nature à fixer le nombre des arbitres et à permettre leur choix conformément aux dispositions de l'article 9;
e) des indications relatives au siège et à la langue de l'arbitrage.

La demande doit être accompagnée de la copie des conventions intervenues, de la correspondance échangée entre parties et de toutes autres pièces utiles.

2. Le demandeur justifie, en outre, de l'envoi de la demande et de ses annexes au défendeur.

Article 2 Réponse à la demande d'arbitrage – demande reconventionnelle

1. Dans le délai d'un mois de cette notification, le défendeur transmet au secrétariat du CEPANI sa réponse à la demande d'arbitrage. Il y prend position sur le nombre et le choix des arbitres, ainsi que sur le siège et la langue de l'arbitrage ; il fait part en outre de son point de vue sur la nature et les circonstances du litige qui est à l'origine de la demande.

2. Le défendeur justifie de l'envoi dans le même délai de la copie de sa réponse et de ses annexes au demandeur.

3 Toute demande reconventionnelle formée par un défendeur doit l'être avec sa réponse et contient notamment :

a) un exposé de la nature et des circonstances du litige à l'origine de la demande reconventionnelle ;
b) une indication de l'objet de la demande et, dans la mesure du possible, du ou des montants réclamés.

Article 3 Prorogation des délais

Si les nécessités de l'instruction le justifient, les délais fixés par l'article 2 peut être prorogés ou abrégés par le secrétariat du CEPANI.

Article 4 Absence de convention d'arbitrage

A défaut de convention apparente d'arbitrage, celui-ci ne peut avoir lieu si le défendeur ne répond pas dans le délai d'un mois visé à l'article 2, ou s'il décline l'arbitrage à l'intervention du CEPANI.

Article 5 Effet de la convention d'arbitrage

1. Lorsque les parties sont convenues d'avoir recours à l'arbitrage à l'intervention du CEPANI, elles se soumettent par là même au présent règlement.

2. Si nonobstant cet accord, l'une d'elle refuse ou s'abstient de se soumettre à l'arbitrage, celui-ci a néanmoins lieu.

3. Lorsqu'une des parties soulève une ou plusieurs exceptions relatives à l'existence ou à la validité de la convention d'arbitrage, il appartient au tribunal arbitral de statuer sur sa propre compétence.

4. Sauf stipulation contraire, la nullité ou l'inexistence du contrat n'entraîne pas l'incompétence du tribunal arbitral, si celui-ci a constaté la validité de la convention d'arbitrage.

Article 6 Documents

Les demandes et les réponses, toutes notes écrites présentées par les parties et toutes pièces ou copies de pièces annexes doivent être envoyés à toutes les parties. Tous ces documents doivent être également communiqués à chacun des arbitres et au secrétariat du CEPANI.

Article 7 Notifications ou communications

Toutes les notifications ou communications faites en exécution du présent règlement peuvent s'effectuer valablement par remise contre reçu, par lettre recommandée, courrier, télécopie ou par tout autre moyen de télécommunication permettant de fournir une preuve de l'envoi. Ces notifications sont valablement effectuées à l'adresse ou à la dernière adresse connue du destinataire.

LE TRIBUNAL ARBITRAL

Article 8 Règles de bonne conduite pour les arbitres

Seules des personnes qui sont indépendantes à l'égard des parties et de leurs conseils et respectent les règles de bonne conduite reprises à l'annexe II peuvent intervenir en qualité d'arbitres dans un arbitrage à l'intervention du CEPANI.

Article 9 Choix des arbitres

1. Le comité de désignation ou le président du CEPANI agrée ou nomme les arbitres conformément aux règles suivantes.

2. Lorsque les parties sont convenues que leur litige est tranché par un arbitre unique, elles peuvent le désigner de commun accord, sous réserve de l'agrément du comité de désignation ou du président du CEPANI.
Faute d'entente entre les parties dans un délai d'un mois à partir de la notification de la demande d'arbitrage au défendeur, l'arbitre est nommé d'office par le comité de désignation ou par le président du CEPANI.
Dans le même délai, si le comité de désignation ou le président du CEPANI refuse l'agrément de l'arbitre désigné, il procède à son remplacement.

Lorsque trois arbitres ont été prévus, chacune des parties désigne un arbitre dans la demande d'arbitrage et dans la réponse à cette demande, sous réserve de l'agrément du comité de désignation ou du président du CEPANI.

Si l'une des parties s'abstient de désigner son arbitre ou si celui-ci n'est pas agréé, le comité de désignation ou le président du CEPANI le nomme d'office dans un délai d'un mois.

Le troisième arbitre, nommé d'office par le comité de désignation ou par le président du CEPANI, assume de droit la présidence du tribunal arbitral.

3. Si les parties n'ont pas arrêté le nombre des arbitres, le litige est tranché par un arbitre unique.
A la demande d'une partie ou même d'office, le comité de désignation ou le président du CEPANI peut toutefois décider que le litige est déféré à un tribunal de trois arbitres.
Dans les deux cas, les règles prévues au paragraphe 2 sont d'application.

4. En cas de décès, récusation, déport dûment accepté, empêchement ou démission d'un arbitre, il est procédé à de nouveaux agréments ou nominations conformément aux règles et dans les délais qui précèdent.
La même procédure est suivie, lorsque le comité de désignation ou le président du CEPANI constate qu'un arbitre ne remplit pas ses fonctions conformément au présent règlement ou dans les délais impartis. Dans ce cas, le tribunal arbitral ainsi que les parties sont préalablement invités à présenter leurs observations par écrit au secrétariat du CEPANI, dans le délai imposé par celui-ci.

5. L'agrément ou la nomination du tribunal arbitral suppose le paiement de la provision pour frais d'arbitrage, conformément aux dispositions de l'article 25.

Article 10 Récusation des arbitres.

1. La demande de récusation, fondée sur une allégation de défaut d'indépendance ou sur tout autre motif, est introduite par l'envoi au secrétariat du CEPANI d'une déclaration écrite précisant les faits et circonstances sur lesquels est fondée cette demande.

2. Cette demande doit être envoyée par une partie, à peine de forclusion, soit dans le mois suivant la réception par celle-ci de la notification de la nomination de l'arbitre, soit dans le mois suivant la date à laquelle la partie introduisant la récusation a été informée des faits et circonstances qu'elle invoque à l'appui de sa demande de récusation, si cette date est postérieure à la réception de la notification susvisée.

3. Le comité de désignation ou le président du CEPANI se prononce sur la recevabilité, en même temps que, s'il y a lieu, sur le bien-fondé de la demande de récusation, après que le secrétariat du CEPANI ait mis l'arbitre concerné, les autres parties et les autre membres du tribunal arbitral s'il y en a, en mesure de présenter leurs observations par écrit dans un délai convenable. Ces observations sont communiquées aux parties et aux arbitres.

Article 11 Arbitrage multipartite

Lorsque plusieurs contrats contenant la clause d'arbitrage du CEPANI donnent lieu à des litiges qui présentent entre eux un lien de connexité ou d'indivisibilité, le comité de désignation ou le président du CEPANI a le pouvoir d'en ordonner la jonction.

Cette décision est prise, soit à la demande du tribunal arbitral, soit, avant tout autre moyen, à la demande des parties ou de la partie la plus diligente, soit même d'office.

Si la demande est accueillie, le comité de désignation ou le président du CEPANI nomme le tribunal arbitral chargé de statuer sur le litige faisant l'objet de la décision de jonction ; s'il y a lieu, il porte à cinq au maximum le nombre des arbitres.
Le comité de désignation ou le président du CEPANI prend sa décision après avoir convoqué les parties et, le cas échéant, les arbitres déjà désignés.

Il ne peut ordonner la jonction de litiges dans lesquels une décision d'avant dire droit, une décision de recevabilité ou une décision sur le fond de la demande a déjà été rendue.

LA PROCEDURE ARBITRALE

Article 12 Remise du dossier au tribunal arbitral

Le secrétariat du CEPANI transmet le dossier au tribunal arbitral dès son agrément ou sa nomination.

Article 13 Langue de l'arbitrage

1. La langue de l'arbitrage est déterminée de commun accord par les parties.
A défaut d'accord, le tribunal arbitral fixe la ou les langues de l'arbitrage en tenant compte des circonstances et notamment de la langue du contrat.

2. Le tribunal arbitral décide souverainement à qui et selon quelle proportion incombe la charge des éventuels frais de traduction.

Article 14 Siège de l'arbitrage

1. Le comité de désignation ou le président du CEPANI fixe le siège de l'arbitrage à moins que les parties n'en soient convenues.

2. A moins qu'il n'en ait été convenu autrement par les parties et après les avoir consultées, le tribunal arbitral peut tenir des audiences et réunions en tout autre endroit qu'il estime opportun.

3. Le tribunal arbitral peut délibérer en tout endroit qu'il estime opportun.

Article 15 Mission du tribunal arbitral

1. Avant de commencer l'instruction de la cause, le tribunal arbitral établit, sur pièces ou en présence des parties, en l'état des derniers dires de celles-ci, un acte précisant sa mission.

Cet acte de mission contient les mentions suivantes :

a) les noms, prénoms, dénominations complètes et qualités des parties ;
b) les adresses des parties où peuvent valablement être faites toutes les notifications ou communications au cours de l'arbitrage ;
c) l'énoncé sommaire des circonstances de la cause ;
d) l'exposé des demandes des parties ;
e) à moins que le tribunal arbitral ne l'estime inopportun, la détermination des points litigieux ;
f) les noms, prénoms, les qualités et adresses des membres du tribunal arbitral ;
g) le siège de l'arbitrage ;
h) toutes autres mentions jugées utiles par le tribunal arbitral.

2. L'acte visé au paragraphe 1 doit être signé par les parties et par les membres du tribunal arbitral. Celui-ci en adresse le texte au secrétariat du CEPANI, dans un délai de deux mois de la remise qui lui a été faite du dossier.
Ce délai peut, sur demande motivée du tribunal arbitral ou, au besoin d'office, être prorogé par décision du secrétariat du CEPANI.

Si l'une des parties refuse de participer à l'établissement de cet acte ou de le signer alors qu'elle est liée par une convention d'arbitrage prévoyant l'intervention du CEPANI, la sentence peut être rendue après l'expiration du délai imposé par le secrétariat du CEPANI pour obtenir cette signature. Cette sentence est réputée contradictoire.

3. Lors de l'établissement de l'acte de mission, ou aussi rapidement qu'il est possible après celui-ci, le tribunal arbitral, après consultation des parties, fixe dans un document séparé le calendrier prévisionnel qu'il entend suivre pour la conduite de la procédure et le communique au secrétariat du CEPANI et aux parties. Toute modification ultérieure de ce calendrier sera communiquée au secrétariat du CEPANI et aux parties.

4. Le tribunal arbitral n'exerce les pouvoirs d'amiable compositeur que si les parties les lui confèrent dans les conditions prescrites par la loi applicable.
Le tribunal arbitral se conforme néanmoins, dans ce cas, aux dispositions du présent règlement.

Article 16 Instruction de la cause

1. Le tribunal arbitral procède, dans les plus brefs délais, à l'instruction de la cause par tous les moyens appropriés. Il peut notamment recueillir des témoignages et désigner un ou plusieurs experts.

2. Le tribunal arbitral peut statuer sur pièces, à moins que les parties ou l'une d'entre elles ne désirent être entendues.

3. Sur la demande des parties, de l'une d'entre elles, ou d'office, le tribunal arbitral invite les parties à comparaître devant lui au jour et au lieu qu'il fixe.

4. Si l'une des parties ou les parties, quoique régulièrement convoquées, ne se présentent pas, le tribunal arbitral, après s'être assuré que la convocation est parvenue aux parties et que celles-ci ne justifient leur absence par aucune excuse valable, a le pouvoir de procéder néanmoins à l'accomplissement de sa mission.
La sentence arbitrale est, en tous cas, réputée contradictoire.

5. Les audiences ne sont pas publiques.

6. Les parties comparaissent en personne ou par mandataire. Elles peuvent se faire assister ou représenter par des conseils.

7. Lorsque, les parties forment des demandes nouvelles, qu'elles soient principales ou reconventionnelles, elles sont tenues de le faire par écrit. Le tribunal arbitral peut refuser de se saisir de ces demandes nouvelles, s'il estime que l'examen de celles-ci est de nature à retarder l'instruction ou le règlement de la demande initiale, ou sort des limites fixées par l'acte de mission.

Article 17 Mesures provisoires et conservatoires

1. Sans préjudice de l'application de l'article 1679, § 2, du Code judiciaire, chacune des parties peut demander au tribunal arbitral dès sa nomination, d'ordonner des mesures provisoires ou conservatoires, y compris la constitution de garanties ou l'allocation d'une provision.

2. Toutes mesures prises par l'autorité judiciaire concernant le litige doivent être portées sans délai à la connaissance du tribunal arbitral et du secrétariat du CEPANI.

LA SENTENCE

Article 18 Délai dans lequel la sentence arbitrale doit être rendue

1. Le délai dans lequel le tribunal arbitral doit rendre sa sentence est fixé à quatre mois, à dater de la signature par les membres du tribunal arbitral de l'acte de mission visé à l'article 15.

2. Ce délai peut, sur demande motivée du tribunal arbitral ou au besoin d'office, être prorogé par décision du secrétariat du CEPANI.

Article 19 Décision en cas de pluralité d'arbitres

En cas de pluralité d'arbitres, la sentence est rendue à la majorité. Si une majorité ne peut être formée, la voix du président est prépondérante.

Article 20 Sentence d'accord parties

Si, après la remise du dossier au tribunal arbitral, les parties s'entendent pour mettre fin au litige, leur accord est constaté, dans une sentence, si elles en font la demande et moyennant l'assentiment du tribunal arbitral.

Article 21 Prononcé de la sentence arbitrale

La sentence arbitrale est réputée rendue au siège de l'arbitrage et au jour de sa signature par les membres du tribunal arbitral.

Article 22 Notification de la sentence arbitrale aux parties

La sentence rendue, le secrétariat du CEPANI en notifie le texte signé par les membres du tribunal arbitral aux parties, après toutefois que celles-ci ou l'une d'elles aient intégralement payé les frais d'arbitrage. La sentence n'est déposée au greffe du tribunal de première instance que si l'une des parties le demande.

Article 23 Caractère définitif et exécutoire de la sentence arbitrale.

1. La sentence est définitive et rendue en dernier ressort. Les parties s'engagent à exécuter sans délai la sentence à intervenir.

2. Par la soumission de leur litige à l'arbitrage du CEPANI et hormis l'hypothèse où une renonciation expresse est requise par la loi, les parties renoncent à toutes voies de recours auxquelles elles peuvent valablement renoncer.

LES FRAIS D'ARBITRAGE

Article 24 Nature et montant des frais d'arbitrage

1. Les frais d'arbitrage comprennent les honoraires et frais des arbitres ainsi que les frais administratifs du CEPANI.

2. Les frais d'arbitrage sont déterminés par le secrétariat du CEPANI en fonction du montant des demandes principales et reconventionnelles, conformément au barème en vigueur au moment de l'introduction de la procédure d'arbitrage.

Si des circonstances exceptionnelles le rendent nécessaire, le secrétariat du CEPANI peut fixer les frais d'arbitrage à un montant supérieur ou inférieur à celui qui résulterait de l'application du barème.

A défaut de quantification des demandes, totale ou partielle, le secrétariat du CEPANI arrête, d'après les éléments d'appréciation disponibles, le montant du litige sur lequel seront calculés les frais d'arbitrage.

En cours de procédure le montant des frais d'arbitrage peut être ajusté par le secrétariat du CEPANI s'il apparaît des circonstances de la cause ou de l'introduction de demandes nouvelles que l'importance du litige est plus grande que celle initialement retenue.

Article 25. Provision pour frais d'arbitrage

Les frais d'arbitrage déterminés conformément à l'article 24 font l'objet d'un versement en provision au CEPANI avant l'agrément ou la nomination du tribunal arbitral par le comité de désignation ou le président du CEPANI.

L'ajustement éventuel des frais d'arbitrage en cours de procédure donne lieu, à ce moment, à la constitution d'une provision complémentaire.

Au cas où une demande reconventionnelle est formulée, le secrétariat du CEPANI peut fixer des provisions distinctes pour la demande principale et la demande reconventionnelle.

La provision est due en parts égales par le demandeur et le défendeur. Néanmoins, toute partie peut payer l'intégralité de la provision si l'autre partie ne verse pas la part qui lui incombe. Lorsque des provisions distinctes sont fixées chaque partie doit verser la provision correspondant à sa demande, principale ou reconventionnelle. Le tribunal arbitral ne connaît que des demandes pour lesquelles la provision a été versée.

Le paiement de la provision peut s'effectuer au moyen d'une garantie bancaire à partir de 50.000 EUR.

Article 26. Décision sur les frais d'arbitrage

La sentence décide à laquelle des parties incombe la charge finale des frais d'arbitrage tels qu'arrêtés définitivement par le secrétariat du CEPANI ou dans quelle proportion ils sont partagés entre les parties. Le cas échéant, la sentence constate l'accord des parties sur la répartition des frais d'arbitrage.

DISPOSITIONS SUPPLETIVES

Article 27 Règle générale

Sauf si les parties en sont convenues autrement, pour tout ce qui n'est pas expressément visé par les articles précédents, le règlement se réfère à la partie VI du Code judiciaire belge.

FRAIS

Barème pour l'arbitrage

1. Les frais d'arbitrage sont fixés par le secrétariat du CEPANI suivant l'importance du litige et dans les limites ci-après :

2. Les frais administratifs du CEPANI, compris dans ces montants, ne peuvent dépasser 10% du total des frais d'arbitrage. Ces frais administratifs sont soumis à la TVA.

3. Si l'arbitre est assujetti à la TVA, il le signale au secrétariat du CEPANI, qui portera en compte aux parties la TVA afférente aux honoraires de l'arbitre.

4. En cas de nomination d'un tribunal arbitral de trois arbitres, les taux et les montants de frais fixés forfaitairement ci-avant peuvent être doublés.

Si le tribunal arbitral comprend plus de trois arbitres, les frais d'arbitrage sont fixés par le secrétariat du CEPANI de manière à tenir compte de cette circonstance.

5. Avant le commencement de toute expertise ordonnée par le tribunal arbitral, les parties ou l'une d'elles doivent verser une provision dont le montant déterminé par le tribunal arbitral doit être suffisant pour couvrir les honoraires et les dépenses probables y afférents. Les honoraires et frais définitifs de l'expert sont fixés par le tribunal arbitral.

6. La sentence décide à laquelle des parties les frais de cette expertise incombe ou dans quelle proportion ils sont partagés entre les parties.