Règlement de médiation du Brussels Business Mediation Centre

 

Ce document délimite les règles pour le choix du médiateur et le rôle du BBMC mais reprend aussi les devoirs incombant aux différentes parties lors d'une médiation telles que la bonne foi, le secret professionnel, la confidentialité, l'impartialité.

 

BRUSSELS BUSINESS MEDIATION CENTER : Règlement relatif à la médiation

 

Considérant que la médiation a pour objet, par la réunion des parties à un différend, de provoquer entre elles une discussion, de recréer les conditions d'un dialogue et de susciter des propositions susceptibles d'aboutir à un accord;

Considérant que dans la mesure où cette technique permet de trouver des solutions à

certains types de conflits, le recours à la médiation doit être encouragé; que doivent être combattus en revanche les procédés qui, sous couvert de médiation, n'ont pour but direct ou indirect que l'atteinte aux intérêts de la partie psychologiquement ou économiquement moins forte, et ne s'appuient pas sur l'intervention d'un médiateur indépendant des parties au  conflit;

Considérant que l'ASBL "Brussels Business Mediation Centre" (ci-après "le Centre") a pour objet social de promouvoir le recours à la médiation pour résoudre les litiges d’ordre économique et d'organiser un cadre permettant qu'un processus de médiation se déroule dans de bonnes conditions;

Qu'il importe, pour donner effet à ce but, d'adopter un règlement de médiation;

Considérant que la médiation doit être réalisée par des personnes compétentes, qui bénéficient d'une expérience professionnelle avérée dans le domaine de la solution des conflits qu'ils doivent contribuer à résoudre;

Considérant que les personnes qui satisferont aux critères définis et à définir par le Centre, pourront être considérées comme étant particulièrement compétentes pour exercer ce genre de missions au mieux des intérêts des personnes en conflit; que le Centre veille à ce que les médiateurs qu’il agréera aient l’occasion d’acquérir une expérience pratique en la matière, et qu’il en organise les moyens ;

Considérant que le secret professionnel, et la confiance dans le fait qu'il sera respectée, constituent une condition fondamentale pour la réussite d'une médiation;

Que les parties à une médiation doivent, contractuellement, s'accorder sur le fait que tout le processus auquel elles s'engagent de participer sous l'égide du Centre revêtira de même un caractère entièrement confidentiel.

Considérant que, quelles que soient les techniques de médiation utilisées, le médiateur devra toujours respecter la plus parfaite impartialité et s'abstenir de tout parti pris;

 

A ARRÊTÉ LE PRESENT REGLEMENT :

 

Chapitre I

 

INTRODUCTION

 

Article 1

Le présent règlement sera connu sous la dénomination "Règlement de Médiation".

Il ne pourra être modifié qu'à la majorité des trois quarts des voix du conseil d'administration

du Centre.

Article 2

Le conseil d'administration du Centre a notamment pour attribution :

1. d'agréer les personnes qui peuvent être désignées comme médiateur;

2. de veiller à l'exécution des dispositions du présent règlement;

3. de rédiger des clauses-types et des actes de mission types en matière de médiation;

4. de proposer des règles déontologiques spécifiques à la médiation et de les adopter,

ce toujours sous réserve de la ratification de ces règles par les Conseils de l'Ordre

des barreaux qui sont membres du Centre;

5. lorsqu'il est saisi d'une demande de désigner un ou plusieurs médiateurs, cette

compétence pourra être déléguée au Bureau du Centre.

6. d'établir un rapport annuel sur les activités du Centre.

 

Chapitre II

 

LES MEDIATEURS

 

Article 3

Le Conseil d'administration agrée les personnes qu'il juge être en mesure d'accomplir une mission de médiation.

Le conseil d'administration jouit d'une liberté discrétionnaire pour agréer les personnes qu'il juge opportun de faire figurer sur la liste des médiateurs agréés. Lorsqu'il prend de telles décisions, le Conseil ne peut avoir pour seul but que la crédibilité dans la parfaite honorabilité, compétence et efficacité du Centre et de toutes les personnes agréées comme médiateurs.

Article 4

Toute personne agréée peut être désignée comme médiateur et exercer cette fonction si elle est acceptée à cette fin par les parties à un différend.

Article 5

Peuvent seules être agréées les personnes que le conseil d'administration du Centre estime particulièrement qualifiées en raison de leur expérience comme expert dans un domaine spécifique et de leur expérience professionnelle en matière de solution de situations conflictuelles,

Toutes ces personnes devront satisfaire à toutes les conditions que le conseil

d'administration jugera opportun de fixer en matière de formation et d'expérience

professionnelle.

Ces personnes doivent marquer leur totale adhésion au présent règlement, en ce compris le caractère nécessaire du pouvoir discrétionnaire du conseil d'administration du Centre dans l'agréation.

Le Centre pourra, s’il le juge utile, imposer aux candidats médiateurs d’avoir assisté à un certain nombre de médiations en tant qu’observateur ; il coordonnera à ce sujet les

demandes émanant de personnes qui souhaiteraient être observateur.

Le Centre pourra également imposer aux médiateurs qui seraient intervenus moins de 5 fois en cette qualité, sous le sceau du secret et en faisant signer un engagement de

confidentialité au besoin, d'évoquer les médiations qu'ils mènent avec une personne déjà agréée en tant que médiateur par le Centre, qui leur servira de « mentor » dans leur processus d’apprentissage; il pourra demander que ces « mentors » fassent rapport et donnent leur avis au conseil d’administration à ce sujet.

Article 6

Dans des circonstances exceptionnelles, le Centre peut confier une mission de médiation à une personne non agréée, à condition que celle-ci jouisse d'une expérience ou d'une connaissance spécialisée dans le domaine juridique ou technique dans lequel doit se dérouler la médiation, et pour autant que ceci se fasse avec l'assentiment des parties en cause.

Article 7

Lorsqu'il est saisi d'une demande de désignation, le Centre désigne un médiateur unique;

dans des circonstances exceptionnelles, et moyennant l'accord des parties en cause, le Centre peut désigner un Collège composé de deux ou plusieurs membres.

Article 8

Le caractère intuitu personnae est de l'essence de la mission du médiateur.

Article 9

Le médiateur exerce sa mission en toute indépendance et dans le respect du règlement de déontologie du Centre.

Tout médiateur est tenu strictement à une obligation de préserver le secret au sujet des faits dont il aura à connaître en qualité de médiateur.

Article 10

Les médiateurs qui seront agréés par le Centre doivent s’engager à aider d’autres personnes à acquérir une formation pratique en matière de médiation en leur permettant d’assister aux séances de médiation qu’ils organisent en tant que médiateur, sous le sceau du secret et en leur faisant signer un engagement de confidentialité au besoin. Cette obligation n’a toutefois d’autre portée que celle de devoir demander l’accord des parties et des avocats qui interviennent dans la médiation pour qu’un observateur silencieux assiste aux séances de médiation, ces intervenants conservant le pouvoir discrétionnaire de refuser.

 

Chapitre III

 

LA PROCEDURE DE MEDIATION

 

Article 11

Le Centre tient à disposition de toute personne intéressée la liste des médiateurs agréés.

Le Centre peut être saisi par une demande écrite.

Saisi d'une demande de médiation et moyennant le paiement des honoraires suivant les tarifs de médiation du Centre, le Centre peut contacter la ou les autres parties en cause, les informe quant au processus de la médiation et tente de recueillir leur accord de principe quant à une médiation;

Toutefois, à la requête de la partie qui le contacte, le Centre peut désigner d'office une

personne agréée pour servir de médiateur, pour autant qu'elle soit acceptée ensuite par

toutes les parties en cause. Cette personne sera alors chargée de contacter les autres parties en cause pour tenter d'obtenir leur accord de participer à une tentative de médiation.

 

Chapitre IV

 

L'EXECUTION DE LA MISSION

 

Article 12

Les parties peuvent être assistées par l'avocat de leur choix, ou par tout conseiller (autre qu'un agent d'affaires) que le médiateur agréera comme pouvant contribuer à une solution négociée du différend en cause. L’agent d’affaires s’entend de la personne qui prétend représenter directement ou indirectement une partie en violation des articles 675, al.4, 728 §4 et 1694, 4° du code judiciaire, ou qui, même accessoirement, recouvre des créances ou centralise des dettes pour ses clients sans avoir été nommé médiateur de dette conformément aux dispositions légales en vigueur.

Le médiateur disposera toujours du pouvoir de refuser de poursuivre une mission de

médiation si une des parties est représentée par une personne qui ne peut engager cette

partie ou si celle-ci est assistée par une personne dont le médiateur juge la présence néfaste au bon déroulement de la médiation.

Article 13

Le médiateur jouit d'une liberté totale dans l'exercice de sa mission. Il l'organise comme il l'estime utile et efficace.

Il n'est pas tenu au respect du principe du contradictoire.

Il agira toutefois en tout temps avec une totale et irréprochable impartialité, sans parti pris.

Article 14

Le médiateur réunit les parties, les reçoit ou leur parle, le cas échéant séparément s'il l'estime opportun, et s'efforce de provoquer entre elles une discussion de façon à créer un dialogue et à susciter en chacune d'elles la démarche qui devrait leur permettre de formuler elles-mêmes des propositions susceptibles d'aboutir à un accord.

S'il le juge opportun, et en faisant preuve de réserve à cet égard, le médiateur peut lui-même émettre des suggestions ou propositions de solution amiable.

Article 15

Moyennant l'accord des parties, le médiateur peut faire appel à, ou peut s'adjoindre en tant que médiateur, un expert technique dans le domaine qui fait l'objet du différend.

Article 16:

A l'ouverture du dossier, le médiateur veille à obtenir l'accord des parties pour signer la convention de médiation dont il leur soumet le projet.

Dans cette convention, il veillera à ce que soit fixé, compte tenu de la nature et de

l'importance du litige, le montant de la provision devant servir à couvrir les honoraires, frais et débours de la médiation. En principe, cette provision devra être versée par moitié par chacune des parties.

Cette provision couvre :

- les honoraires et débours prévisibles de la médiation;

- les frais administratifs exposés ou à exposer par le médiateur;

- un montant forfaitaire, qui sera fixé par le conseil d’administration, destiné à couvrir

les frais administratifs du Centre.

Dans l'hypothèse où en raison du développement de la médiation, le médiateur estime que la provision est insuffisante pour couvrir la totalité des honoraires et frais, le médiateur peut adresser aux parties un appel de fonds complémentaires, qui devra, en principe, être réglé par chacune des parties par moitié.

Dès la fin de sa mission, le médiateur établit l'état définitif d’honoraires, frais et débours relatifs à la médiation.

Les honoraires, frais et débours ci-dessus sont supportés par les parties par parts égales, sauf si l'accord dégagé prévoit une répartition différente.

Toutes les autres dépenses engagées par une partie sont à la charge de cette partie.

Article 17

Le recours à la médiation n'empêche pas une partie de prendre les mesures provisoires ou conservatoires qu'elle juge nécessaires.

Article 18

La partie qui a connaissance, au cours de la médiation, d'une violation du présent règlement et qui poursuit la médiation sans formuler de réserve ou d'opposition, est considérée comme ayant renoncé au droit de s'en prévaloir.

Article 19

La mission du médiateur prend fin suivant les cas :

a) par la signature d'un accord entre les parties;

b) par la rédaction, par le médiateur, d'un procès-verbal constatant que la tentative de

médiation a échoué. Ce procès-verbal n'est pas motivé;

c) par la notification au médiateur, à n'importe quel stade de la tentative de médiation,

par les parties ou l'une d'entre elles, de leur décision de ne pas poursuivre le processus de médiation;

d) par la décision du médiateur s'il estime injustifié de poursuivre le processus de la

médiation;

e) lorsque le médiateur, l'une des parties ou le Centre estiment que la médiation ne peut plus être poursuivie dans les conditions de sérénité et d'impartialité requises.

Le médiateur informe le Centre de la fin de sa mission en indiquant si, oui ou non, un accord est intervenu.

 

Chapitre 5

 

CONFIDENTIALITE DE LA MEDIATION

 

Article 20

La médiation a un caractère confidentiel que toute personne y participant à un titre

Quelconque est tenue de respecter.

Article 21

Sauf accord exprès des parties, le médiateur s'interdit de remplir les fonctions d'arbitre, de représentant ou de conseil d'une partie, dans une procédure judiciaire ou arbitrale relative au litige ayant fait l'objet de la procédure de médiation.

Les parties s'interdisent de citer le médiateur comme témoin dans une telle procédure.

Article 22

Les parties renoncent à utiliser comme éléments de preuve, dans toute procédure arbitrale administrative ou judiciaire ou autre, de quelque nature qu'elle puisse être :

a) les points de vue exprimés ou les suggestions faites par les autres parties ou par le médiateur à l'égard d'une solution éventuelle du litige;

b) les propositions, synthèses, notes, etc. présentées par les parties ou par le médiateur;

c) le fait que l'une d'entre elles ait indiqué qu'elle est prête à accepter une proposition

d'accord présentée par le médiateur;

d) tous documents établis dans le cadre de la médiation.

Elles dénient toute valeur probante aux éléments cités ci-dessus.