Règlement de conciliaiton et de médiation

I - CHAMP D’APPLICATION

Article 1

Ce Règlement s'applique lorsque des parties désirent trouver une solution amiable à un différend par la médiation sous l'égide du Centre et conformément à ce Règlement.

II - DÉFINITIONS

Article 2

" Centre " ou "CCAC" désigne le Centre canadien d’arbitrage commercial, constitué en vertu de la troisième partie de la Loi sur les compagnies (L.R.Q., c. C-38) ou toute personne, comité ou institution à qui le Centre confie la gestion des dossiers de médiation;

" Médiateur " désigne une personne physique chargée d'assister les parties dans la recherche d'une solution amiable d'un différend sous l'égide du Centre et conformément à ce Règlement. Le même terme désigne aussi les médiateurs lorsque les parties choisissent de confier la fonction à plusieurs personnes.

" Médiation " comprend aussi la conciliation et toute autre appellation dans la mesure où les parties acceptent de se soumettre à ce Règlement.

"Règlement" désigne ce Règlement dans sa version en vigueur à la date de la médiation.

III - RÔLE DU CENTRE

Article 3

1. Le Centre a pour mission générale d'assurer l'application du Règlement et jouit pour cela de tous les pouvoirs nécessaires.

2. Le Centre doit agir avec grande diligence en prenant en considération l'intérêt pour les parties de voir le différend réglé à l'amiable, équitablement, rapidement et au meilleur coût.

3. Le Centre s'assure que les parties soient traitées sur un pied d'égalité et puissent faire valoir leurs prétentions.

4. Le Centre et le médiateur ne peuvent être poursuivis en justice en raison d'actes accomplis de bonne foi dans l'exercice des fonctions qui leur sont attribuées par ce Règlement.

5. Le médiateur est un professionnel indépendant et le Centre n'est pas responsable de ses actes, omissions ou négligence.

6. Le Centre agit pour le compte des parties lorsqu'il engage des frais occasionnés par la médiation ou à leur demande ou à celle du médiateur.

IV - AVIS DE MÉDIATION

Article 4

1. Lorsque les parties ont prévu de soumettre le différend qui pourrait survenir entre elles à la médiation sous l'égide du Centre, l'une d'elles peut demander par écrit au Centre d'initier la procédure.

La demande doit identifier le différend et donner les coordonnées des parties. Le Centre invite alors les parties visées par la demande à se soumettre à la médiation.

2. Lorsque la médiation n'est pas prévue par les parties comme moyen de régler leur différend ou que la médiation prévue n'est pas sous l'égide du Centre et en vertu de ce Règlement, l'une d'elles peut de la même façon, demander au Centre d'inviter les autres parties à consentir à la médiation sous l'égide du Centre et conformément à ce Règlement.

3. Si une partie refuse de se soumettre à la médiation sous l'égide du Centre, celui-ci informe par écrit la partie qui a fait la demande de l'impossibilité d'y donner suite.

V - NOMINATION DU MÉDIATEUR

Article 5

1. Le Centre invite les parties à désigner un médiateur conformément aux modalités prévues par leur entente.

2. Si les parties ne s'entendent pas sur l'identité du médiateur, dans les délais prévus par leur entente, le Centre nomme un médiateur unique parmi ceux qu'il reconnaît habiles pour le genre de différend.

Article 6

1. Pour être habile à agir comme médiateur, une personne doit être indépendante, impartiale, disponible et professionnellement familière avec l'objet du litige et le demeurer pendant toute la durée de la médiation.

2. Une personne pressentie pour une fonction de médiation et toute personne à qui une telle fonction a été confiée doit immédiatement informer le Centre et les parties de toute cause qui pourrait soulever des doutes quant à son habilité à agir.

VI - LA COMPÉTENCE DU MÉDIATEUR

Article 7

La médiation est assumée par un médiateur reconnu habile par le Centre et qui a accepté d'agir sous son égide et conformément à l'entente des parties et à ce Règlement.

Article 8

1. Le médiateur aide les parties, d'une manière indépendante et impartiale, dans leurs efforts pour parvenir à un règlement amiable du différend.

2. Le médiateur est guidé par les principes d'objectivité, d'équité et de justice, et tient compte, entre autres, des droits et des obligations des parties, des usages dans le secteur des affaires considéré et des circonstances du différend, y compris les habitudes commerciales établies entre les parties.

Article 9

Le médiateur applique et interprète ce Règlement quant à ses devoirs et responsabilités. Toute autre partie du Règlement est interprétée par le Centre.

VII - DÉROULEMENT DE LA MÉDIATION

Article 10

1. Le Centre est saisi du différend par un avis donné par la partie la plus diligente, et accompagné des frais d'ouverture du dossier.

2. La médiation commence lorsque le Centre obtient l'accord des parties et que les honoraires du médiateur et les frais de la médiation tels qu'établis par lui ont été payés.

Article 11

Le Centre organise la première rencontre entre les parties et le médiateur. La date et le lieu des rencontres subséquentes sont décidés par le médiateur après consultation avec les parties ou leurs représentants.

Article 12

Les parties peuvent se faire représenter ou assister par les personnes de leur choix, à condition qu'elles en avisent, au préalable, les autres parties et le médiateur.

Article 13

1. Le médiateur mène la procédure de médiation comme il le juge approprié pour parvenir rapidement à un règlement, en tenant compte des circonstances et des désirs exprimés par les parties.

2. Chaque partie peut soumettre au médiateur des suggestions en vue du règlement du litige.

3. Le médiateur peut, à tout stade de la procédure, faire des propositions en vue du règlement du litige. Il n'est pas nécessaire que les propositions soient faites par écrit ou qu'elles soient motivées.

Article 14

1. Le médiateur peut inviter les parties à le rencontrer ou communiquer avec elles séparément.

2. Lorsque la médiation est confiée à plusieurs médiateurs, ceux-ci peuvent décider conjointement d'agir ensemble ou séparément auprès des parties.

Article 15

Lorsque le médiateur reçoit d'une partie des informations concernant le différend, il les révèle à l'autre partie afin qu'elle soit en mesure de lui présenter toute explication qu'elle juge utile. Toutefois, lorsqu'une partie fournit une information au médiateur sous la condition expresse qu'elle demeure confidentielle, le médiateur ne doit pas la dévoiler à l'autre partie.

Article 16

Les parties doivent de bonne foi collaborer avec le médiateur et notamment satisfaire à sa demande de produire des documents écrits, de présenter des preuves ou de participer à des réunions.

Article 17

Les parties s'engagent à ne pas entamer en cours de médiation une procédure arbitrale ou judiciaire relative au différend objet de la médiation, sauf si une telle démarche est nécessaire pour préserver leurs droits.

Article 18

Si la médiation échoue, les parties sont libres de recourir à l'arbitrage, ou de s'adresser aux tribunaux si elles ne sont pas liées par une convention d'arbitrage.

VIII - L'ACCORD DE TRANSACTION

Article 19

1. Si une entente intervient entre les parties sur l'ensemble ou une partie du différend, le médiateur en formule les termes et demande aux parties de signer le texte de l'accord. Le médiateur signe aussi le document à titre de témoin.

2. L'accord signé par les parties est un contrat de transaction au sens du Code civil. Il lie celles-ci et met fin définitivement au différend dont il est l'objet.

3. L'accord de transaction peut prévoir que tout différend éventuel quant à son exécution serait soumis à l'arbitrage final et sans recours sous l'égide du Centre et conformément à son Règlement d'arbitrage.

IX - LA FIN DE LA MÉDIATION

Article 20

1. La médiation prend fin à la date à laquelle le Centre reçoit copie de:

— l’accord de transaction signé entre les parties; ou

— une déclaration écrite du médiateur constatant l'échec de la médiation ; ou

— une déclaration écrite d'une partie mettant fin à la médiation.

2. La médiation prend aussi fin si les parties négligent d'alimenter le compte de provisions pour les honoraires du médiateur et les frais de la médiation selon les demandes du Centre et dans les délais fixés par lui.

X - LA CONFIDENTIALITÉ

Article 21

La médiation est une procédure privée qui se déroule à huis clos et à laquelle ne peuvent assister que les personnes invitées par une partie avec l'accord du médiateur.

Article 22

La procédure de médiation est confidentielle. Le médiateur, les parties et le Centre, ainsi que toute personne ayant pris connaissance d'un fait ou d'un renseignement au cours ou à l'occasion de la médiation, doivent respecter son caractère confidentiel.

Article 23

Le médiateur ne peut être contraint à témoigner relativement à sa médiation ou à déposer des documents qui y ont été utilisés, dans le cadre d'une procédure arbitrale ou judiciaire, que celleci soit liée ou non au différend objet de la médiation. Le médiateur peut toutefois être appelé à témoigner sur le contenu de la transaction signée par lui en sa qualité de témoin.

Article 24

Les parties s'engagent à respecter le caractère confidentiel de la médiation et à ne pas invoquer comme élément de preuve dans une procédure arbitrale ou judiciaire:

— les vues exprimées ou les suggestions faites par une partie quant à une solution du différend;

— les faits admis par une partie au cours de la procédure de médiation;

— le fait qu'une partie ait indiqué qu'elle était disposée à accepter une proposition de règlement mise de l'avant par le médiateur ou une autre partie;

— les propositions présentées par le médiateur.

Article 25

Les parties et le médiateur s'engagent à ce que ce dernier ne remplisse pas les fonctions d'arbitre, de représentant ou de conseil d'une partie dans une procédure arbitrale ou judiciaire liée au différend objet de la médiation.

XI - LES HONORAIRES DU MÉDIATEUR ET LES FRAIS DE LA MÉDIATION

Article 26

Sauf entente à l'effet contraire entre les parties, les honoraires du médiateur et les frais de la médiation sont répartis à parts égales entre elles.

Article 27

1. Avant le début de la médiation, le Centre demande aux parties d'alimenter un compte de provisions pour garantir le paiement des honoraires du médiateur et des frais prévisibles de la médiation, établis selon le barème annexé au Règlement.

La médiation commence lorsque la provision ainsi demandée est reçue par le Centre.

2. En cours de médiation, le Centre peut soumettre aux parties des comptes partiels et leur demander d'alimenter à nouveau le compte de provisions aux mêmes fins.

3. À la fin de la médiation, le Centre communique aux parties le compte final et leur restitue, le cas échéant, tout solde non dépensé après avoir effectué la compensation pour le montant exigible de chacune d'elles.

Article 28

Le compte de provisions sert à payer les honoraires du médiateur et les frais de la médiation. Ces frais comprennent:

a) les frais de déplacement et de séjour du médiateur et autres frais directs encourus par ce dernier à l'occasion de la médiation;

b) les frais de location de salles et autres frais afférents à la tenue des séances de médiation;

c) les honoraires administratifs du Centre; et

d) les frais à être encourus par le Centre à l'occasion de la médiation, y compris, le cas échéant, les frais nécessités par le déplacement de son représentant lorsque la médiation a lieu en dehors des régions de Québec et Montréal.

Article 29

Chacune des parties assume directement les frais de déplacement et autres indemnités de ses témoins, experts, avocats ou autres personnes qui la représentent ou l'assistent lors de la médiation.

Article 30

Les honoraires du médiateur pour les services déjà rendus et les frais engagés pour la médiation, y compris les honoraires administratifs du Centre, sont dus par les parties, même si la médiation prend fin sans la conclusion d'un accord de transaction ou échoue totalement ou partiellement.

ENTRÉE EN VIGUEUR

Article 31

Le présent Règlement entre en vigueur le 3 décembre 1991.