Règlement de conciliation - médiation

Pour aider les personnes physiques et morales à régler leurs litiges à l’amiable, la Cour d’arbitrage de Côte d'Ivoire met à leur disposition le présent règlement de conciliation-médiation.

ARTICLE 1^er

La CACI, en application de ses statuts, propose aux personnes physiques et morales, la mise en place d’une procédure de conciliation-médiation. Dans le cadre du présent règlement, ces deux procédés sont considérés comme des notions synonymes.

Lorsque, dans un document contractuel il est fait référence au présent règlement, les parties liées par ce document sont réputées être convenues, sauf convention contraire, que la procédure de médiation ou de conciliation se déroulera conformément à celui-ci qui a, entre elles, valeur contractuelle.

Les prestations de services de la CACI, les honoraires des médiateurs et tous autres frais de la médiation doivent être conformes à l'annexe au présent règlement, sauf convention contraire des parties en ce qui concerne les honoraires des médiateurs.

Les parties doivent s'en acquitter aux échéances fixées et en régler le montant au Secrétariat Général de la CACI.

En annexe au présent règlement figurent des modèles de diverses clauses correspondant à l'application de celui-ci. Elles sont proposées aux parties pour la mise en œuvre des procédures concernées sans que, pour autant, ces modèles excluent toute autre rédaction ayant le même effet et que les parties jugeraient plus appropriée.

ARTICLE 2

Le Comité de médiation et d’arbitrage visé au présent Règlement de Conciliation-Médiation, est composé d'un Président, d’un Vice-président et de cinq Membres.

Les membres du Comité de médiation et d’arbitrage sont désignés pour trois ans par le Conseil d’Administration de la CACI parmi des personnalités connues pour leur intégrité, leur compétence en matière juridique ou judiciaire et leur indépendance. Leur mandat peut être renouvelé. Les membres du Comité de médiation et d’arbitrage désignent en leur sein un Président et un Vice-président.

Le Comité de médiation et d’arbitrage a pour mission d'assurer une bonne application du Règlement. S'il le juge opportun, il peut statuer en formation plénière de sept membres ou en formation restreinte de trois membres avec des quorums respectifs de 4 et 2 membres présents. Les formations restreintes ont la faculté, si elles l'estiment approprié de renvoyer une affaire à la formation plénière.

Le Comité de médiation et d’arbitrage veille au respect du caractère strictement confidentiel des procédures qui lui sont soumises, et qui s’impose à ses membres, au personnel de la CACI, aux parties et à leurs conseils..

Les membres du Conseil d’Administration et du Comité de médiation et d’arbitrage peuvent être désignés comme médiateurs ou conciliateurs par les parties. En pareils cas le membre concerné ne participe pas aux travaux consacrés aux procédures en cause.

ARTICLE 3

Tout différend peut faire l’objet d’une médiation par les soins d’un médiateur unique choisi d’un commun accord par les parties ou à défaut désigné par le Secrétariat Général de la CACI.

ARTICLE 4

La partie qui désire recourir à la procédure de conciliation ou de médiation adresse sa demande en trois exemplaires au Secrétariat Général de la CACI en exposant succinctement l'objet et les moyens de sa demande, l'évaluation chiffrée de celle-ci, les noms et adresses des parties et en indiquant s'il est souhaité que le médiateur soit désigné par les parties après concertation et le cas échéant le nom du médiateur proposé.

Cette demande est prise en considération par le Secrétariat Général aussitôt qu'aura eu lieu le paiement du droit d'ouverture de dossier figurant pour cette formalité dans le barème des frais annexé ci-après.

La somme versée est acquise définitivement à la CACI.

Le Comité de médiation et d’arbitrage est alors informé de la procédure engagée, et tenu au courant des mesures prises, envisagées ou proposées pour en assurer la mise en œuvre jusqu’à son terme. 

ARTICLE 5

5.1 Médiation en l’absence de clause préalable renvoyant au présent règlement.

En l’absence de clause préalable renvoyant au présent règlement, le Secrétariat Général notifie aussitôt la demande de médiation faite par l’une des parties à l’autre partie et assigne à cette dernière un délai de 15 jours pour faire savoir si elle accepte ou refuse de participer à la tentative de médiation et à la concertation sur le nom d'un médiateur.

Si dans les délais prévus, la partie à laquelle la médiation a été proposée se déclare favorable à ladite procédure, elle en avise le Secrétariat Général ainsi que l’autre partie par lettre recommandée avec accusé de réception, télécopie ou courrier électronique.

Faute de réponse dans le délai imparti ou en cas de réponse négative, la demande de médiation, est considérée comme rejetée et le Secrétariat Général en informe dans les plus brefs délais la partie qui en avait pris l’initiative.

2. Médiation en présence de clause préalable renvoyant au présent règlement.

En présence d’une clause renvoyant au règlement de médiation ou de conciliation de la CACI, les parties sont considérées comme ayant donné leur accord à la mise en œuvre de la procédure de médiation.

ARTICLE 6

Dès réception de l'acceptation de la proposition de médiation, dans les termes de l’article 5.1 ou en application de l’article  5.2, le Secrétariat Général avise les parties qu'à défaut de proposer dans la quinzaine le nom d'un médiateur ayant leur accord, celui-ci sera nommé par ses soins. Cette nomination intervient après que les parties auront versé le montant de la provision nécessaire aux frais de la procédure de médiation.

Lorsque les circonstances le rendent nécessaire, le Secrétariat Général peut exiger le versement d’un complément de provision dans le cadre du barème des frais.

ARTICLE 7

Le médiateur est nommé en ayant égard notamment à son expérience et à sa compétence professionnelle dans les domaines d'activité des personnes participant à la médiation.

Le médiateur doit être impartial et indépendant des parties.

Avant son entrée en fonction, il signe une déclaration d'indépendance aux termes de laquelle il n'existe pas selon lui, de circonstances de nature à affecter cette indépendance.

Si cette déclaration, communiquée aux parties, est contestée par l'une d’elles, le Secrétariat Général procède à une nouvelle nomination de médiateur.

ARTICLE 8

Le médiateur ou le conciliateur a pour mission de rechercher une solution amiable ayant l'accord des parties pour mettre fin au litige, aussi bien dans le cadre de leurs relations contractuelles existantes que, plus largement, le cas échéant, au regard de leurs activités économiques respectives.

Le médiateur impartit aux parties un délai pour faire valoir leurs arguments.

Il diligente librement la tentative de médiation, guidé par les principes d’impartialité, d’équité et de justice.

Il est maître de l'exécution de sa mission.

Il peut entendre séparément les parties dans le respect des intérêts de celles-ci et peut effectuer toutes recherches susceptibles de l'éclairer.

Il fixe en accord avec les parties le lieu de la tentative de médiation.

Les parties, si elles le jugent utile, peuvent se faire assister par un conseil de leur choix.

La procédure de médiation ne doit pas excéder trois mois. Le délai commence à courir à compter de la date de nomination du médiateur.

Ce délai ne peut être prolongé par le Secrétariat Général que sur demande du médiateur avec l'accord des parties.

ARTICLE 9

La médiation a un caractère confidentiel que toute personne y participant à un titre quelconque est tenue de respecter.

ARTICLE 10

La tentative de médiation ou de conciliation prend fin suivant le cas :

• Par la notification au médiateur, par les parties ou par l’une d’entre elles, à tout moment de la tentative de médiation, de la décision de ne pas poursuivre cette tentative.
• En cas de succès, même partiel, par la rédaction d’un accord signé par les parties, le médiateur et le Secrétariat Général de la CACI. Les parties sont liées définitivement par cet accord qui ne peut être remis en cause. L’accord demeure confidentiel, sauf si sa mise en œuvre ou son application impose sa révélation.
• Par la rédaction d’un procès verbal de non-médiation ou de non-conciliation par le médiateur si la tentative de médiation a échoué. Le procès verbal n’est pas motivé.

ARTICLE 11

Dès la fin de la médiation, le médiateur communique au Secrétariat Général de la CACI, selon le cas, l’un des trois documents visés à l’article 10 ci-dessus. Le document est transmis au Comité de médiation et d’arbitrage pour information.

ARTICLE 12

A la fin de la procédure et avant la rédaction du document final, le Secrétariat établit l’état des frais et le notifie par écrit au médiateur et aux parties.

Le règlement de ces frais est effectué par le Secrétariat Général par prélèvement sur les provisions consignées.

Ces frais sont supportés par les parties, à parts égales. Néanmoins elles demeurent libres de prévoir entre elles une répartition différente dans le cadre de la médiation.

ARTICLE 13

Le Secrétariat Général peut faire des observations de forme sur le projet de protocole d’accord. Ces observations ne lient pas le médiateur.

Le médiateur soumet le texte définitif à la signature des parties ; Il appose également sa signature pour certification matérielle du document et attestation d'authenticité des signatures qui y figurent. Il adresse ce procès-verbal au Secrétariat Général qui le signe et le notifie aux différentes parties ainsi qu'au Comité de médiation et d’arbitrage après que les parties auront versé l'intégralité des sommes dues.

ARTICLE 14

Sauf accord des parties, le médiateur s’interdit de remplir les fonctions d’arbitre, d’expert, de représentant ou de conseil d’une partie, dans une procédure judiciaire ou arbitrale relative au litige ayant fait l’objet de la procédure de médiation.

Les parties ne peuvent le citer comme témoin dans une telle procédure sauf accord entre elles.

ARTICLE 15

Les parties s’engagent à ne pas faire état comme élément de preuve, dans une procédure arbitrale ou judiciaire :

• Des vues exprimées ou des suggestions faites dans le cadre d’une solution amiable ;
• Des propositions présentées par le médiateur ;
• Du fait que l’une d’entre elles ait indiqué qu’elle était prête à accepter une proposition d’accord présentée par le médiateur.

ARTICLE 16 : DISPOSITION FINALE

Dans l’hypothèse où les parties ont également convenu de recourir à l’arbitrage dans le cadre du règlement d’arbitrage de la CACI, il appartient le cas échéant, à toute partie intéressée, de mettre en œuvre la procédure d’arbitrage, dès lors que la médiation aura pris fin pour l’une des raisons évoquées à l’article 10 ci-dessus.

FRAIS ADMINISTRATIFS POUR UNE REQUETE EN CONCILIATION-MEDIATION

A – Demandes ordinaires

B – Demandes particulières : requêtes relatives aux conflits individuels du travail

• Montant des frais administratifs : forfait de 50.000 FCFA
• Droit d’ouverture du dossier : 10.000 FCFA