Reglamento de mediación

CENTRO INTERNACIONAL DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE -CICA-

DE LA CÁMARA COSTARRICENSE NORTEAMERICANA DE COMERCIO -AMCHAM-


REGLAMENTO DE CONCILIACIÓN

 

CAPÍTULO PRIMERO
Disposiciones Generales

Artículo 1.- Definiciones
A los efectos del presente Reglamento se entenderá por:

"Acuerdo de conciliación": todo acuerdo de las partes para someter a conciliación todas o ciertas controversias que se hayan producido o puedan producirse entre ellas. Un acuerdo de conciliación puede adoptar la forma de una cláusula de conciliación en un contrato o la de un acuerdo separado.

"Conciliador": un solo conciliador o todos los conciliadores cuando se nombre más de uno.

"CICA" o "Centro": Centro Internacional de Conciliación y Arbitraje.

Las palabras utilizadas en singular incluirán el plural y viceversa, en función del contexto.

Artículo 2.- Ámbito de aplicación del Reglamento
Cuando un contrato o un acuerdo de conciliación prevean la conciliación de conformidad con el Reglamento del Centro Internacional de Conciliación y Arbitraje o cuando una persona física o jurídica desee solicitar que se lleve a cabo una conciliación en el Centro, el presente Reglamento será aplicable, salvo acuerdo en contrario de las partes. El presente Reglamento se aplicará tal como esté vigente en la fecha de inicio de la conciliación.

CAPÍTULO SEGUNDO
Del Procedimiento

Artículo 3.- Inicio de la conciliación

  1. Cuando una persona física o jurídica desee iniciar una conciliación presentará una petición de conciliación por escrito al Centro. El Centro, enviará un ejemplar de la petición de conciliación a la otra parte.
  2. La petición de conciliación contendrá e irá acompañada de:
    1. los nombres, direcciones y números de teléfono, facsímile y cualquier otra indicación a fin de notificar correctamente a las partes.
    2. el texto del acuerdo de conciliación, si existiere; y
    3. una breve descripción de la naturaleza de la controversia.
    4. Lugar para atender notificaciones.
    5. Comprobante del depósito.

Artículo 4.- Fecha de inicio
La fecha de inicio de la conciliación será aquella en la que el Centro notifique a la última de las partes la petición de conciliación.

Artículo 5.- Notificación de la petición
El Centro informará sin demora a las partes por escrito que ha recibido la petición de conciliación y les comunicará la fecha de inicio de la conciliación. En caso de no existir acuerdo de conciliación, notificará a la parte no solicitante de la gestión de conciliación recibida. La parte tendrá un plazo de cinco días hábiles para manifestar si desea ir a la conciliación o si la rechaza.

Artículo 6.- Nombramiento del conciliador

      1. A menos que las partes hayan llegado a un acuerdo sobre la persona que actuará como conciliador o sobre otro método para su nombramiento, el Centro nombrará el conciliador de la lista de Conciliadores aprobada por el Centro.
      2. El conciliador al aceptar su nombramiento, se compromete a dedicar el tiempo suficiente para permitir que la conciliación se realice con prontitud y eficacia.

Artículo 7.- Representación de las partes y participación en las reuniones
Las partes podrán estar representadas o asistidas durante el proceso.

Artículo 8.- Procedimiento de conciliación
Las partes acordarán la manera de realizar la conciliación. Si las partes no lo hicieran, el conciliador determinará, de conformidad con este Reglamento, la manera en que se realizará la conciliación.

Artículo 9.- Principio de buena fe
Cada parte cooperará de buena fe con el conciliador para que la conciliación se realice con la mayor prontitud y eficacia.

Artículo 10.- De las audiencias

      1. Tan pronto como sea posible después de su nombramiento, el conciliador fijará las fechas en las que cada parte deba presentar al conciliador y a la otra parte un escrito en el que figure una reseña de los antecedentes de la controversia, el interés y los argumentos de la parte en relación con la controversia y la situación actual de la misma, junto con cualquier otra información y material que la parte considere necesarios a los efectos de la conciliación y, en particular, para permitir que se identifiquen las cuestiones controvertidas.
      2. En cualquier momento de la conciliación, el conciliador podrá proponer que una de las partes proporcione la información o los materiales adicionales que el conciliador considere útiles.
      3. En todo momento, cualquiera de las partes podrá someter al conciliador, para consideración por el conciliador únicamente, toda información escrita o material que considere confidencial. El conciliador no revelará, sin la autorización por escrito de esa parte, tales informaciones o materiales a la otra parte o a terceros.

CAPÍTULO TERCERO
De las Funciones y Prohibiciones del Conciliador

Artículo 11.- Funciones del conciliador

      1. El conciliador promoverá la solución de las cuestiones en controversia entre las partes del modo que considere apropiado, pero no tendrá autoridad para imponer una solución a las partes.
      2. Cuando el conciliador estime que cualesquiera de las cuestiones controvertidas entre las partes no sean susceptibles de ser resueltas mediante la conciliación, el conciliador podrá proponer, para consideración por las partes, los procedimientos o medios que considere más apropiados para resolver tales cuestiones, teniendo en cuenta las circunstancias de la controversia y cualquier relación comercial existente entre las partes de la manera más eficaz, menos onerosa y más productiva. En particular, el conciliador podrá proponer en su caso:
        1. la determinación pericial de una o más cuestiones específicas;
        2. el arbitraje;
        3. la presentación por cada parte de ofertas finales de solución y, en ausencia de solución mediante la conciliación, la realización de un arbitraje sobre la base de esas ofertas finales y con arreglo a un procedimiento arbitral en el que la misión del tribunal arbitral se circunscriba a determinar cuál de las ofertas definitivas prevalecerá.

Artículo 12.- Prohibiciones
A menos que un tribunal judicial lo exija o que las partes lo autoricen por escrito, el conciliador no actuará a ningún título distinto del de conciliador en procedimientos pendientes o futuros, tanto judiciales, arbitrales como de otro tipo, en relación con el objeto de la controversia.

CAPÍTULO CUARTO
De la Confidencialidad de las actuaciones conciliatorias

Artículo 13. Divulgación de información prestada en las sesiones de conciliación
El conciliador tendrá libertad para reunirse y comunicarse separadamente con una parte, quedando entendido que la información dada en tales reuniones y comunicaciones no será divulgada a la otra parte ni a terceros sin la autorización expresa de la parte que facilite la información.

Artículo 14.- Prohibición de reproducir las sesiones
No se podrá registrar por ningún medio las reuniones que las partes celebren con el conciliador.

Artículo 15.- Deber de confidencialidad de las partes intervinientes
Toda persona que participe en la conciliación, incluidos, en particular, el conciliador, las partes y sus representantes y asesores, todo experto independiente y cualquier otra persona presente en las reuniones de las partes con el conciliador, respetará el carácter confidencial de la conciliación y, a menos que las partes y el conciliador lleguen a un acuerdo en contrario por escrito, no podrá utilizar ni divulgar a ninguna parte ajena a la conciliación ninguna información relativa a la conciliación, ni obtenida durante la misma. Antes de participar en la conciliación, cada una de estas personas firmará un compromiso de confidencialidad apropiado.

Artículo 16.- Devolución de documentos
Salvo acuerdo en contrario de las partes, toda persona que participe en la conciliación devolverá, al final de la conciliación, a la parte que lo haya proporcionado, todo escrito, documento u otro material proporcionado por esa parte, sin conservar copia alguna de los mismos. Al término de la conciliación, se destruirán los apuntes que haya tomado una persona sobre las reuniones de las partes con el conciliador. Se excluyen de lo anterior los documentos aportados al archivo que el Centro llevará sobre la conciliación, no obstante, el Centro, a solicitud de parte, podrá devolver cualquier original que haya sido aportado para cuyo efecto deberá primero, a costo de quien lo solicite, obtener copias del documento a devolver, copia que quedará en el expediente en sustitución del original devuelto.

Artículo 17.- Prohibición de uso de información
Salvo acuerdo en contrario de las partes, el conciliador y las partes no presentarán como prueba ni invocarán por ningún otro concepto, en un procedimiento judicial o de arbitraje:

          1. las opiniones expresadas o las sugerencias hechas por una de las partes respecto de una posible solución de la controversia;
          2. todo reconocimiento efectuado por una de las partes durante la conciliación;
          3. cualquier propuesta formulada u opinión expresada por el conciliador;
          4. el hecho de que una parte haya indicado o no su voluntad de aceptar una propuesta de solución formulada por el conciliador o por la otra parte.

CAPÍTULO QUINTO
Conclusión de la Conciliación

Artículo 18.- Conclusión de la conciliación
La conciliación concluirá

          1. cuando las partes firmen un acuerdo de solución que abarque alguna o todas las cuestiones en controversia entre las partes;
          2. por decisión del conciliador si, a su juicio, se considera poco probable que la prolongación de la conciliación permita solucionar la controversia;
          3. por decisión de una de las partes, en cualquier momento después de asistir a la primera reunión de las partes con el conciliador y antes de la firma de cualquier acuerdo de solución.

Artículo 19.- Notificación de la terminación

          1. Una vez concluida la conciliación, el conciliador notificará al Centro por escrito y sin demora que la conciliación ha concluido e indicará la fecha de conclusión; asimismo indicará si la conciliación tuvo como resultado la solución de la controversia y, en tal caso, si la solución fue total o parcial. El Centro enviará a las partes un ejemplar de la notificación recibida del conciliador y las partes tendrán tres días hábiles para manifestar lo que consideren oportuno.
          2. El Centro mantendrá en secreto la notificación del conciliador y no divulgará, sin la autorización escrita de las partes, la existencia ni el resultado de la conciliación.
          3. No obstante, el Centro podrá incluir información relativa a la conciliación en las estadísticas globales que publica acerca de sus actividades, a condición de que tal información no permita que se revele la identidad de las partes ni las circunstancias particulares de la controversia ni de su solución en su caso.

Artículo 20.- Requisitos del acuerdo conciliatorio
El acuerdo adoptado en el proceso conciliatorio deberá cumplir con los siguientes requisitos:

          1. Indicación de los nombres de las partes y sus calidades.
          2. Mención precisa del objeto del conflicto y de sus alcances.
          3. Indicación del nombre de los conciliadores y del Centro.
          4. Relación puntual de los acuerdos adoptados.
          5. Si hubiere proceso judicial o administrativo iniciado o pendiente, indicar expresamente la institución que lo conoce, el número de expediente, su estado actual y la mención de la voluntad de las partes de concluir, parcial o totalmente ese proceso.
          6. El conciliador deberá hacer constar en el documento que ha informado a las partes de los derechos que les asisten y que les ha advertido que el acuerdo puede no satisfacer todos sus intereses. También deberá hacer constar que ha advertido a las partes sobre el derecho que las asiste de consultar el contenido del acuerdo con un abogado antes de firmarlo.
          7. Las firmas de todas las partes involucradas, así como la del conciliador.
          8. Indicación de la dirección exacta donde las partes recibirán notificaciones.
          9. cualquier otro que indique la ley.

CAPÍTULO SEXTO
Costas del Proceso

Artículo 21.- Tasa de registro del Centro

          1. La petición de conciliación estará sujeta al pago de una tasa de registro (anexo a) al Centro. El importe de la tasa de registro se fijará de conformidad con la tabla de tasas del Centro que esté en vigencia en la fecha de la petición de conciliación.
          2. La tasa de registro no será reembolsable.

Artículo 22.- Honorarios del conciliador

          1. El Centro determinará el importe de los honorarios del conciliador, así como las modalidades de pago, de conformidad con el anexo A.
          2. El Centro no tomará medida alguna respecto de una petición de conciliación mientras no se deposite el monto de honorarios del Centro.

Artículo 23.- Depósitos

          1. Al nombrar el conciliador, el Centro podrá exigir a cada parte que deposite una suma igual, por concepto de anticipo de las costas de la conciliación, incluidos en particular, los honorarios estimados del conciliador y cualquier otro gasto relacionado con la conciliación. El Centro determinará el importe del depósito.
          2. El Centro podrá pedir a las partes que efectúen depósitos adicionales, cuando los gastos excedan los depósitos hechos originalmente.
          3. Si transcurridos 5 días desde el segundo recordatorio por escrito del Centro, no se ha cumplido con el pago del depósito exigido, se estimará que la conciliación ha concluido. El Centro notificará por escrito este hecho a las partes y al conciliador e indicará la fecha de conclusión.
          4. Una vez concluida la conciliación, el Centro entregará a las partes un estado de cuentas de los depósitos recibidos y reembolsará a las partes el saldo no utilizado o recuperará de las partes todo importe adeudado.

Artículo 24.- Costas
Salvo acuerdo en contrario de las partes, la tasa de registro, los honorarios del conciliador y todos los demás gastos de la conciliación, serán sufragados a partes iguales por las partes.

Artículo 25.- Exención de responsabilidad
Salvo dolo, ni el conciliador y el Centro no serán responsables ante ninguna parte por ningún acto u omisión en relación con cualquier conciliación realizada de conformidad con el presente Reglamento.

Artículo 26.- Suspensión de la prescripción
Las partes convienen en que, en la medida en que lo permita la ley aplicable, se suspenderá la aplicación del plazo de prescripción previsto en la ley equivalente en relación con la controversia que sea objeto de la conciliación, desde la fecha de inicio de la conciliación hasta la fecha de conclusión de la conciliación.